Comment être plus productif et au final être plus efficace ? Comment prioriser vos tâches et organiser votre journée pour plus de productivité? Comment améliorer votre gestion du temps, éviter les distractions et travailler efficacement pour atteindre vos objectifs. Voici un court tutoriel et des conseils pratiques pour augmenter votre productivité et optimiser votre emploi du temps.
Note de Rudy : Cet article a été écrit par Lucas Clairet du blog Le Productif. Lucas partage ses méthodologies pour gagner en productivité et en efficacité. Il s’agit de son 2ème article sur Webmarketing Conseil et je suis ravi de l’accueillir. Si vous êtes expert en marketing, vous pouvez proposer vos articles en me contactant sur la page dédiée.
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Prioriser pour gagner en productivité
Autour de 100 milliards de dollars. C’est l’estimation de la fortune de Warren Buffett, l’une des plus grosses fortunes du monde.
Mais c’est surtout un rare exemple de pur self-made man puisque Warren Buffett a démarré en investissant quelques centaines de dollars dès l’âge de 11 ans pour atteindre son premier million à 30 ans et devenant milliardaire à 56.
Le personnage n’est pas intéressant pour ses milliards mais peut vous permettre d’apprendre 2 ou 3 techniques pour bien utiliser notre temps et avancer méthodiquement vers nos objectifs business.
Quand on a demandé à Warren Buffett quel était pour lui le facteur le plus important de sa réussite, il a répondu en un mot : le focus.
– Se concentrer sur un objectif
– Sur ce qui a le plus d’impact pour nous faire avancer
– Sans s’éparpiller
– Serait la clé pour accomplir plus en un temps limité
Une tâche complexe dans le monde ultra-connecté qui est le nôtre, un monde où nous sommes constamment sollicités par les emails, notifications ou simplement par les opportunités qui s’offrent à nous et peuvent, jour après jour, nous faire perdre des mois voire des années.
Ceci étant dit, on parle probablement avec Warren Buffett du plus grand investisseur de tous les temps, à la tête d’une des plus grosses entreprises du monde : Berkshire Hathaway.
On peut donc supposer sans trop prendre de risques que nos distractions du quotidien sont sans commune mesure avec celles qui interfèrent avec sa journée de travail et sont susceptibles de capter son attention (donc de l’éloigner de ses objectifs).
C’est pour cela que sa réponse, et que la stratégie dont on va parler dans cet article, est particulièrement intéressante.
Vous comme moi, n’allons probablement pas devenir le prochain Warren Buffett.
Mais nous allons pouvoir tirer des enseignements de sa stratégie pour mieux gérer notre temps et faire avancer plus efficacement nos projets essentiels.
Alors, comment Warren Buffett peut rester focus et faire avancer son business aussi efficacement avec autant de tâches en simultané ?
Voilà l’histoire.
L’histoire de la stratégie des deux listes
Il était une fois, un pilote nommé Mike Flint.
Mike était le pilote personnel de Warren Buffett depuis un paquet d’années déjà.
Un jour, lors d’un voyage, les deux hommes en sont venus à avoir une discussion sur les objectifs de carrière de Mike.
C’est là que Buffett lui aurait donné un bon conseil pour atteindre ses objectifs, conseil qui est devenu la stratégie des deux listes.
1. Il a commencé par demander à Mike d’écrire ses 25 plus gros objectifs de carrière, les choses qu’il voulait vraiment accomplir. Rien de vraiment difficile pour le pilote.
2. Puis il lui a demandé d’entourer ses 5 plus gros objectifs, parmi les 25 de sa liste, ceux qu’il voulait le plus accomplir et qui comptaient plus que les autres. Cela lui a demandé plus de réflexion, mais Mike finit plus ou moins rapidement par avoir son top 5.
3. Pour terminé, il lui demanda de distinguer les deux listes. La première pour les 5 objectifs les plus importants, et la deuxième pour les 20 restants.
Rien d’exceptionnel jusqu’ici, on est d’accord.
Le processus est assez classique pour identifier ses priorités et ses gros objectifs.
Mais l’histoire n’est pas finie.
Pour Mike, c’était clair : il allait faire passer ses 5 objectifs les plus importants en priorité.
Et garder les 20 autres au second plan, pour ne travailler dessus que quand il en aura le temps – ces objectifs restant importants malgré tout.
Mais c’est là qu’il avait tout faux, et où réside tout l’intérêt de la stratégie des deux listes.
Pour Buffett, l’idée de ce processus est que tout ce qui ne fait pas partie de la première liste, tout ce qui n’est pas dans le top 5 des objectifs les plus importants, devient la liste des choses à-éviter-à-tout-prix.
Quoiqu’il arrive, les 20 objectifs de la deuxième liste ne doivent recevoir aucune attention jusqu’à ce que la liste du top 5 soit complètement terminée.
En faire moins pour être plus productif
Oui, cela peut paraître contre-productif d’ignorer complètement des tâches qui nous semblent importantes, mais c’est pour moi un excellent conseil pour être plus productif et avancer plus efficacement.
C’est aussi l’avis de Greg McKeown, Gary Keller, et pas mal d’auteurs qui s’intéressent à la productivité.
Dans son livre The One Thing, Gary Keller nous dit que pour être plus productif et avancer plus efficacement, on ne doit pas chercher à en faire toujours plus, mais plutôt se concentrer sur ce qui est essentiel, sur LA priorité qui nous ferait avancer plus que tout le reste, sur la seule chose qui est la plus importante.
Ce qu’il appelle The One Thing.
Ça reprend d’ailleurs la logique de la loi de Pareto (ou principe des 80-20).
Eliminez les 80%
Pareto nous dit que 80% des effets résultent de 20% des causes.
C’est une loi qui s’applique dans beaucoup de domaines, et notamment en productivité :
80% de nos résultats découlent de 20% de nos actions.
Évidemment, ce n’est pas une vérité absolue, mais on retrouve souvent ce schéma.
– 80% de la production d’une journée est généré par les 20% de temps de travail les plus productifs.
– 80% de la progression d’un projet vient de 20% des tâches qui y sont associées.
– 80% du chiffre d’affaires d’une boîte provient de 20% des clients.
Ce ne sont que quelques exemples, mais vous voyez l’idée.
Une fois qu’on a conscience de ce principe, l’enjeu est d’identifier les 20% de nos actions les plus importantes…
Et d’ignorer les 80% restants jusqu’à avoir bouclé ce qui compte le plus.
C’est la base pour être plus productif : se concentrer sur le plus important, sans laisser nos autres objectifs et les opportunités qu’on rencontre grignoter ce qui compte vraiment.
Consultez le tutoriel pour augmenter sa productivité
Consultez le tutoriel pour gérer son temps
Le coût de l’opportunité
Parce que oui : chacun des objectifs que l’on se donne, et chacune des opportunités que l’on rencontre, a un coût.
Pour prendre un exemple qui plairait sûrement à Warren Buffett : l’investissement.
Imaginez que vous investissiez un gros paquet d’argent dans une boite qui fait +15%.
Bravo, d’abord, parce que c’est pas mal du tout.
Mais le fait est que ça vous coûte l’opportunité de faire autre chose de cet argent.
Vous auriez peut-être pu le placer sur un investissement encore plus rentable qui aurait fait +30% (soyons fous).
L’idée est la même pour nos objectifs et nos actions.
Notre temps et notre énergie sont limités, tout comme l’argent qu’on peut investir.
En choisissant de dépenser du temps et de l’énergie sur un projet, cela nous coûte la possibilité d’en dépenser sur un autre, qui aurait pu nous apporter plus de résultats.
Peut-être que le projet en question nous paraît important et qu’il nous fera d’ailleurs avancer.
Mais si ce projet ne fait pas partie de notre top 5, le temps passé à bosser dessus nous coûtera l’opportunité d’avancer sur un projet qui contribue à un objectif encore plus important, qui nous aurait fait avancer davantage.
Pour accomplir plus et atteindre nos objectifs, on doit donc accepter de ne pas tout faire et rester focus sur ce qui compte le plus.
Mais voilà le problème
Et pourtant, même en sachant tout ça, on a facilement tendance à s’éparpiller et à se perdre dans plein de projets et de « to-do lists » beaucoup trop remplies, parce qu’on veut toujours en faire plus.
Même si c’est plutôt facile d’éliminer les tâches sans intérêt, ça l’est beaucoup moins d’éliminer les tâches et les projets qu’on considère comme importants, et qu’on tient à garder, même s’ils ne font pas partie du top 5.
Le problème, c’est que ce sont justement ces projets-là qui nous détournent de ce qui est le plus important, et qui font en sorte qu’on n’avance pas aussi efficacement qu’on le pourrait.
C’est justement sur ces projets là qu’on peut trouver de bonnes raisons de passer du temps, et de se détourner de nos priorités.
La stratégie des deux listes ne nous aide pas seulement à identifier ce qui est le plus important, elle nous montre aussi les choses qui ont le plus de chances de nous distraire et de nous détourner de nos priorités, et nous permet de les ignorer.
Parce qu’à côté de notre top 5, tout le reste ne sont que des distractions.
Les 5 étapes pour appliquer la stratégie efficacement
Bon, alors comment on peut concrètement utiliser la stratégie des deux listes pour bien prioriser et rester concentré sur ce qui compte le plus, sans se laisser distraire ?
1. La première étape pour bien planifier nos priorités, c’est de… planifier, tout court.
La stratégie des deux listes ne consiste pas seulement à prioriser nos objectifs à l’échelle d’une carrière, comme l’a fait Mike.
On peut (et on devrait) plutôt l’utiliser à tous les niveaux, que ce soit à l’échelle d’une carrière, d’une année, d’un mois ou même d’une semaine.
Faites l’exercice qui suit régulièrement, plutôt que de prendre les tâches et les projets qui tombent sur votre chemin, pour affiner constamment ce qui est le plus important et concentrer votre temps et votre énergie à chaque instant sur les 20% qui feront progresser chacune de vos priorités plus efficacement.
Bloquez un temps chaque jour, chaque semaine, chaque mois (et ainsi de suite), pour faire l’exercice, réfléchir à vos priorités et les poser sur le papier. Ce temps de planification est hautement important et fait partie des 20% de vos actions qui vont vous permettre d’obtenir 80% de vos résultats – alors ne le négligez pas.
2. Au moment de faire votre plan, posez sur le papier jusqu’à 25 de vos objectifs.
Prenez le temps qu’il faut pour regrouper tous les objectifs, les projets et les tâches que vous voudriez accomplir, tout ce qui vous vient en tête pour l’horizon de temps du plan que vous êtes en train de réaliser.
Par exemple, si vous vous attaquez à votre plan du trimestre, listez toutes vos opportunités, tous les objectifs et les projets potentiels que vous pourriez accomplir sur les trois prochains mois.
3. Dès que votre première liste sera terminée, réduisez-la en sélectionnant les 5 objectifs les plus importants parmi les 25.
Réfléchissez à ce que vous voulez absolument accomplir, à ce qui aura le plus d’impact pour vous faire avancer vers votre priorité plus long terme – celle de votre plan annuel, si l’on reprend l’exemple du plan du trimestre.
On peut parfois avoir l’impression que tout est important, et que 5 priorités seront trop peu, mais c’est là tout l’intérêt de la stratégie, limitez vous aux 5 objectifs maximum qui sont vraiment plus importants que tout le reste.
Prenez le temps de réflexion qu’il vous faudra, ce plan vous suivra tout au long de l’horizon de temps qu’il concerne, ça vaut le coup de s’y attarder une heure ou deux si c’est vraiment nécessaire.
4. Distinguez vos deux listes
La liste de votre top 5, avec vos objectifs les plus importants, et la liste de tout le reste.
La première liste, ce sont vos priorités absolues, les objectifs et les projets qui comptent le plus, ceux sur lesquels vous devez rester complètement focus.
La seconde, ce sont les objectifs et les projets à éviter-à-tout-prix, ceux que vous considérez comme importants, mais qui sont les plus susceptibles de vous détourner de ce qui l’est encore plus.
5. Restez focus sur la première liste et ne donnez aucune attention à la seconde avant d’en avoir terminé avec votre top 5.
Encore une fois, je suis d’accord : ça paraît effrayant et contre-intuitif de délaisser complètement des projets qui nous semblent importants et qu’on tient à mener à terme.
Mais le fait de ne pas suffisamment prioriser est une des grandes raisons pour lesquelles on n’atteint pas nos objectifs.
Il vaut mieux atteindre complètement nos 5 objectifs les plus importants, plutôt que de n’atteindre qu’à moitié 25 de nos objectifs.
Le fait d’ignorer 20 de ces 25 objectifs, va vous permettre de libérer du temps et de l’énergie pour faire avancer les 5 qui comptent le plus (less is more).
Une fois le top 5 bouclé, vous pourrez toujours vous attaquer au reste, mais pas avant.
Comme nous le dit Gary Keller dans son livre The One Thing : pour être plus productif et avancer plus efficacement, on ne doit pas chercher à en faire toujours plus, mais plutôt à se concentrer sur ce qui est essentiel, sur LA priorité qui nous ferait avancer plus que tout le reste.
En suivant les principes de la stratégie des deux listes, vous pourrez rester davantage focus sur le plus important, et concentrer votre temps et votre énergie sur ce qui a le plus d’impact de vous faire vraiment avancer, sans vous laisser distraire par les choses qui ne sont pas vraiment essentielles.
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À tout de suite,
Lucas