Trouver son agence de communication : la recherche de l’agence idéale qui pourra prendre à bras le corps votre communication et la faire passer au niveau suivant est un défi de taille. Que vous soyez une startup cherchant à se faire connaître et trouver ses premiers clients ou une entreprise établie aspirant à booster son image de marque et accélérer son développement, le choix de l’agence est critique puisqu’il impacte directement votre croissance à moyen et long terme. A l’inverse, un mauvais choix d’agence peut mener à une absence de résultats (donc un budget dépensé inutilement et pas toujours de ressources à réinvestir) voire parfois une impasse stratégique (pivot vers une stratégie inefficace voire destructive) ou technologique (choix hasardeux comme un nouveau site Internet dépassé ou impossible à modifier…). Dans ce guide, nous allons détailler les étapes importantes pour vous aider à trouver la meilleure agence de communication possible pour accomplir les tâches que vous avez identifiées et atteindre vos objectifs en limitant les risques de déception. Alors comment trouver et choisir votre agence de communication ?
Note de Rudy : Si vous êtes expert en marketing, vous pouvez proposer vos articles en me contactant sur la page dédiée.
Comprendre vos besoins en communication
Lorsqu’une entreprise recherche une agence de communication (notamment lorsqu’elle fait appel pour la première fois à un prestataire externe), la tentation est souvent forte de vouloir un interlocuteur auprès de qui elle pourra(it) déléguer 100% de sa communication et de son marketing.
Or une agence capable :
1. De s’occuper de l’intégralité de votre communication (en mode « obtenez des résultats, pour le reste je ne veux rien savoir »).
2. D’être experte sur l’ensemble des leviers (de la stratégie au positionnement en passant par la création de trafic ou la génération de prospects…).
3. Dans un budget « raisonnable ».
Cela n’existe tout simplement pas…
Pour travailler dans la sérénité, une agence a besoin d’objectifs clairs et atteignables : vous devez donc vous-même définir les contours de son intervention (en dialogue avec l’agence évidemment) pour que votre collaboration soit efficace et satisfaisante.
En tant que client d’une agence, vous pouvez rapidement exprimer votre déception ou même votre agacement quand le résultat que vous attendez se fait attendre (ou n’est pas atteint). Or si ce que vous attendez est flou ou fluctuant (notamment lorsque vous ne vous rendez pas compte de la somme de travail et des efforts à consentir pour atteindre vos objectifs), vous créez de la tension avec votre agence.
1. Identifiez vos objectifs de communication
Au cœur d’une stratégie de communication réussie se trouvent donc des objectifs clairement définis.
Voici comment procéder :
Définissez des objectifs SMART :
SMART signifie :
– Spécifique (Quels chiffres voulez-vous atteindre ?)
– Mesurable (Assurez-vous que votre objectif est vérifiable / trackable)
– Atteignable (Votre objectif est-il à votre portée avec les moyens dont vous disposez ?)
– Réaliste (Votre objectif est-il cohérent par rapport au contexte et à la concurrence ?)
– Temporellement défini (En combien de temps voulez-vous atteindre les résultats prévus ?)
Lorsque vous définissez vos objectifs de communication, assurez-vous qu’ils soient SMART.
Exemples :
– Au lieu de dire « Je veux plus de visibilité pour ma marque », dites « Je veux augmenter ma notoriété avec 25% de mentions supplémentaire de ma marque dans la presse locale au cours des 6 prochains mois ».
– Au lieu de dire « Je veux améliorer mon référencement », dites « Je veux produire 50 contenus sur 1 an afin d’entrer dans le top 10 de Google sur au moins 15 requêtes stratégiques pour mon entreprise »
– Au lieu de dire « Je veux doubler le trafic de mon site », dites « Je veux définir avec mon agence 2 leviers pour générer au moins 5000 visites par mois dans l’année qui vient ».
2. Comprendre votre public cible :
Qui voulez-vous atteindre avec vos messages ? Le fait de comprendre votre public cible vous aidera à définir des objectifs de communication qui résonnent.
Aux expressions « cible » ou « avatar client », je préfère personnellement parler de « client idéal » plus précis à mon sens.
Votre agence peut évidemment travailler à la définition de votre client idéal mais dégrossissez le profil de l’audience que vous voulez toucher.
Cela inclut la connaissance des profils que vous recherchez (poste dans l’entreprise, démographie, âge, sexe, localisation), de ses besoins (problèmes, challenges, désirs, aspirations…) et de ses comportements (processus de décision, modes de passage à l’action…).
3. Définir des KPIs :
Les indicateurs-clés de performance (KPI) sont des mesures quantifiables que vous aller utilise pour évaluer l’efficacité de votre stratégie de communication (pour comprendre si oui ou non vous vous rapprochez de vos objectifs tangibles).
Ces KPI peuvent inclure des métriques telles que :
– Le nombre de publications dans les médias
– Le nombre d’invitation à parler dans des conférences
– Le nombre de visiteurs mensuels d’un site web
– Le trafic vers une page de vente spécifique
– Le nombre de leads captés par une page de génération de prospects
– Le nombre d’abonnés ajoutés chaque mois à votre newsletter
– Le nombre de prospects dans votre tunnel de vente
– Le nombre de nouveaux followers sur vos réseaux sociaux
– Le taux d’engagement de votre page Facebook, compte Instagram ou TikTok
– Le volume de ventes d’un produit
– Le nombre de rendez-vous commerciaux obtenus chaque mois…
4. Aligner vos objectifs de communication avec ceux de votre entreprise :
Vos objectifs de communication doivent soutenir des objectifs de chiffre d’affaires.
Bien qu’il ne soit pas toujours (facilement) possible de mesurer directement l’impact financier de chaque action de communication, votre stratégie doit malgré tout tendre vers l’augmentation de votre CA. Cela devrait être votre priorité.
Exemple : si vous interrogez votre agence sur la création d’un nouveau site Internet et que vous vous étonnez 6 mois après que « cela n’ait pas impacté positivement le nombre de vos clients », peut-être simplement qu’un site Internet seul n’est pas suffisant pour changer fondamentalement votre société.
Si votre objectif de chiffre d’affaires est d’augmenter le ventes de 20% alors vos objectifs de communication doivent inclure les actions qui peuvent contribuer à court, moyen et long terme à cet objectif (augmentation de la notoriété de la marque et l’amélioration des relations avec les clients existants certes mais aussi investissement en publicité pour capter de nouveaux clients).
Déterminez votre budget de communication
L’argent, nerf de la guerre : comment déterminer votre budget de communication.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour définir un budget adapté à vos besoins :
1. Évaluez vos dépenses actuelles : Quel est le coût de vos efforts de communication actuels ? Faites un inventaire détaillé de toutes vos dépenses liées à la communication (comprenant le salaire de vos équipes travaillant directement ou indirectement à la communication, votre marketing digital, vos campagnes publicitaires, votre effort en terme de création de contenus…).
Le seul fait de faire la liste de vos dépenses (et de comprendre que malgré cet investissement, vous n’avez pas les résultats souhaités) vous fera décomplexer sur le tarif d’une agence (qui forcément à un coût).
2. Considérez vos objectifs : Vos objectifs de communication influenceront votre budget. Si vous cherchez à lancer une nouvelle marque sur le marché ou faire pivoter votre entreprise sur un nouveau segment, vous aurez probablement besoin d’un budget plus important que si vous cherchez simplement à « alimenter vos réseaux sociaux » existants ou à « continuer le travail de relations presse » démarré par votre ancienne agence.
3. Prenez en compte les coûts de l’agence : Les agences de communication ont des structures de coûts qui varient de l’une à l’autre.
Certaines agences vont facturer au temps passé (à l’heure ou au jour-homme) tandis que d’autres peuvent demander un forfait fixe après rédaction d’un devis qui délimitera les contours de l’intervention. Assurez-vous de comprendre comment l’agence facture ses services avant de prendre une décision afin de ne pas vous retrouver avec des projets dont les coûts explosent parce que vous demandez toujours « une modification en plus » (tarif au temps passé) ou au contraire avec des actions de communication au point mort parce que vous pensiez avoir un contrat « all inclusive » (alors qu’au final votre devis définit un périmètre clair).
4. Prévoyez une marge de manœuvre : Les dépenses imprévues (et les obstacles sur la route) peuvent toujours survenir, il est donc préférable de prévoir une marge de manœuvre dans votre budget. Cela vous donnera la flexibilité nécessaire pour soit rectifier le tir soit « double down » en augmentant vos investissements si vous obtenez de beaux succès initiaux qui méritent d’être soutenus.
Comprendre le type d’agence de communication dont vous avez besoin
Il existe une multitude de types d’agences de communication : les agences généralistes pourront prendre en charge l’intégralité de votre besoin tandis que les agences spécialisées sur un levier (stratégie, contenus, réseaux sociaux…) ou une verticale (luxe, industrie, commerces…) pourront répondre avec plus d’expertise et de précision.
Voici la liste des agences que vous pourriez solliciter (sachant que de nombreux prestataires vont offrir une combinaison de ces services) :
1. Agences communication 360 : Offrent une gamme de services complets de communication du marketing à la publicité en passant par le branding ou les relations publiques.
2. Agences publicité : Concentrées sur la création et la diffusion de campagnes publicitaires (Facebook Ads ou Google Ads mais aussi télévision, radio, affichage…).
3. Agences de relations publiques : Gèrent la communication entre une entreprise et son public.
4. Agences conseil : Offrent des conseils stratégiques pour aider à orienter les campagnes de marketing et de communication.
5. Agences créatives : Développent des idées et des concepts créatifs pour la publicité et le marketing.
6. Agences marketing : Conçoivent et mettent en œuvre des campagnes de marketing pour promouvoir les produits ou services d’une entreprise. Parfois spécialisées B2B (au service des entreprises) ou B2C (pour toucher les particuliers).
7. Agences webmarketing : Se spécialisent dans le marketing en ligne (marketing digital incluant le référencement, la publicité en ligne, les réseaux sociaux, l’email marketing, le growth hacking…).
8. Agences web : Offrent une gamme de services liés au web notamment la conception et le développement de sites web, l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) et le marketing sur les réseaux sociaux.
9. Agences digitales : Fournissent des services numériques dont des prestations de marketing digital et de publicité en ligne avec la possibilité de concevoir votre site Internet ou de développer des applications mobiles.
10. Agences média : Se spécialisent dans la planification et l’achat de médias pour les campagnes publicitaires.
11. Agences branding ou d’identité de marque : Spécialisées dans le développement et la gestion de l’identité de marque d’une entreprise.
12. Agences design graphique : Offrent des services de conception graphique, notamment pour la création de logos, d’emballages, de sites web, de publicités et plus encore.
13. Agences événementiel : Planifient, organisent et gèrent des événements (lancements de produits, conférences, séminaires…).
14. Agences marketing d’influence : Spécialisées dans l’identification et l’engagement d’influenceurs pour promouvoir une marque ou un produit.
15. Agences relations médias / relations presse : Se concentrent sur la création et la gestion des relations avec les médias pour promouvoir une entreprise.
16. Agences marketing direct : Se concentrent sur les campagnes de marketing qui ciblent directement les consommateurs.
17. Agences marketing de contenu : Spécialisées dans la création et la distribution de contenu de qualité pour attirer et engager une audience cible.
18. Agences marketing sur les réseaux sociaux : Se concentrent sur la gestion et la promotion de la présence d’une marque sur les plateformes de médias sociaux.
19. Agences marketing d’affiliation : Aident à gérer les programmes d’affiliation d’une entreprise.
20. Agences marketing mobile : Se spécialisent dans la création et la mise en œuvre de campagnes de marketing sur les appareils mobiles.
21. Agences marketing vidéo : Spécialisées dans la création et la promotion de contenu vidéo.
22. Agences marketing d’automatisation : Aident les entreprises à automatiser leurs efforts de marketing pour améliorer l’efficacité et le retour sur investissement (notamment en les aidant à mettre en place des tunnels de vente et séquences email de marketing automatisé).
23. Agences marketing email : Spécialisées dans la création et la gestion de campagnes de marketing par e-mail.
24. Agences benchmarking / études de marché : Fournissent des services de recherche marketing pour aider les entreprises à comprendre leur marché et leur public cible…
Demandez-vous seulement si vous avez-vous besoin d’une agence pouvant se charger de l’ensemble de vos problématiques ou de véritables spécialistes capables de déployer des solutions innovantes pour passer un cap (mais sur un spectre d’intervention plus réduit).
Les 10 étapes pour trouver la meilleure agence de communication
Étape 1 : Recherche initiale
La première étape de votre recherche, cruciale, consiste à comprendre précisément ce que chaque agence peut faire pour vous pour effectuer un choix non pas par défaut mais sur des critères rationnels.
Appréhendez le paysage des agences sur votre thématique : Commencez par dresser une liste des agences qui pourraient répondre au besoin que vous avez défini dans l’étape précédente.
1. Tapez les mots-clés correspondant à votre recherche (« agence communication nantes« , « agence communication luxe » ou encore « agence publicité b2b »)
Vous pouvez également utiliser mes listes d’agences pour faire votre sélection :
Consultez les agences en France
Consultez les agences en Belgique
Consultez les agences au Luxembourg
Consultez les agences en Suisse
Consultez les agences au Canada
2. Explorez les sites de chaque agence :
a. Cherchez le maximum d’information sur la réalité de leur expertise dans les domaines qui vous intéressent.
b. Attention aux sites sublimes qui vendent du rêve (il est toujours bon d’avoir un vernis en communication et/ou marketing pour ne pas se faire pigeonner).
c. Attention également aux sites Internet pourris (les cordonniers soient les plus mal chaussés mais dans 99% des cas reculez).
d. Regardez si l’agence est spécialisée dans votre secteur d’activité (généraliste ne veut pas dire mauvaise qualité cependant).
e. Regardez si le portfolio de clients et de réalisations passées de l’agence contient des entreprises comme la vôtre (ou avec des problématiques similaires).
Vous devriez à l’issue de ce travail initial obtenir votre shortlist d’agences qui semblent coller à vos attentes.
Étape 2 : Examiner les portfolios des agences
L’examen des réalisations et projets passés des agences contenues dans votre shortlist peut vous donner des billes pour évaluer leurs capacités et leur expertise.
1. Etudiez les « business cases » et témoignages : dans la partie « Portfolio » ou « Références » des sites d’agences, vous trouverez la liste de leurs anciens clients mais également souvent le descriptif de leurs réalisations et (encore mieux) des « business cases » illustrant le processus de travail de l’agence, les défis auxquels ils ont été confrontés, les solutions qu’ils ont mises en place et surtout les résultats qu’ils ont obtenus.
Alors évidemment une agence ne va jamais présenter son dernier ratage complet lorsqu’elle a crashé l’évènement d’un client ou effacé les donneés de son site Internet. Les chiffres affichés sont aussi à prendre avec des pincettes (« nous avons doublé le chiffre d’affaires » OK mais en oubliant de dire qu’il s’agissait d’un auto-entrepreneur qui faisait 20 000 euros à l’année). Enfin, les témoignages valent ce qu’ils valent (seuls les clients les plus satisfaits sont sollicités par l’agence et généralement ces derniers sont plus qu’heureux de pouvoir redonner un peu de ce que leur prestataire leur a apporté).
Pour autant, il s’agit malgré tout d’une opportunité de comprendre comment l’agence fonctionne.
2. Comparez le travail réalisé avec vos besoins : lors de l’examen des portfolios, comparez le travail de l’agence avec vos propres besoins en communication. Si vous avez besoin d’une présence professionnelle sur les réseaux sociaux, une agence avec de beaux succès sur des comptes Instagram, Facebook, Linkedin, Pinterest ou Twitter qui cartonnent est un avantage.
En revanche, si vous voyez que l’agence a géré le compte d’un dresseur pour chien dans l’Ardèche et que le compte n’a que 217 abonnés, vous en tirerez vos propres conclusions.
3. Recherchez des clients similaires : affinez vos recherches si vous tombez sur un client de l’agence avec des besoins similaires aux vôtres (ou dans une industrie proche de la vôtre). Regardez directement leur site, leurs contenus, leurs réseaux sociaux, leurs emails.
Si l’ensemble est de qualité, vous pourrez en tirer de bonnes idées mais surtout vous pourrez constater vous-même si le travail de l’agence était « bullshit » ou au contraire soigné.
4. Evaluez la créativité de l’agence : un bon portfolio (que l’on parle de réalisations en terme de design ou d’actions marketing) devrait aussi démontrer une certaine capacité d’innovation et d’imagination. Cherchez des exemples de campagnes uniques, de concepts créatifs et de solutions qui sortent du lot.
Mettez des notes à côté de chaque agence pour évaluer chacun de ces points : cela vous aidera à choisir de manière rationnelle et non émotionnelle.
Étape 3 : Vérifiez les témoignages et les avis
Il est temps de quitter le site des agences (et leur argumentaire bien rodé) pour aller vérifier les avis et témoignages en ligne, lesquels peuvent fournir des informations précieuses sur la fiabilité et l’efficacité d’une agence.
1. Consultez les avis sur les sites d’évaluation : tapez le nom des agences de votre shortlist sur Google Maps (en restant prudent car Google Maps peut être biaisé par un client mécontent et faire chuter la note de l’agence) et Trustpilot (plus rigoureux car avis vérifiés).
Regardez en particulier les meilleurs avis et les moins bons. Toujours apprenant.
2. Recherchez sur les forums et réseaux sociaux : vous pouvez également taper le nom de l’agence dans Google pour détecter des conversations d’anciens clients sur des forums ou des réseaux sociaux comme Twitter ou Facebook où cela taille pas mal. Cela vous permettra de gratter la réputation de l’agence mais également de vous permettre d’évaluer son interaction avec les clients mécontents et donc sa capacité à gérer les problèmes ou critiques.
Attention quand même : un commentaire ultra-agressif sur les réseaux sociaux ne signifie pas que l’agence est bonne à jeter. Les réseaux sociaux sont aussi un exutoire pour les clients mécontents (mais de mauvaise foi) pour exposer l’agence et obtenir réparation (menace à la réputation).
3. Contactez les clients précédents : Si possible, essayez de contacter le maximum d’anciens clients de l’agence. Oui, c’est intimidant mais un feedback direct peut vous donner un aperçu inestimable de ce à quoi vous devez vous attendre en travaillant avec cette agence.
Si en plus vous avez dans vos contacts des personnes qui ont travaillé avec les agences que vous ciblez alors vous êtes au paradis.
Étape 4 : Analyse des compétences techniques et créatives
Etape suivante : vous assurer que les agences de votre shortlist possèdent les compétences requises pour répondre à vos besoins.
1. Expertise technique : Cela comprend une variété de compétences, telles que le développement web, le SEO, le SEM, l’analyse des données, l’automatisation du marketing et bien plus encore. Assurez-vous que l’agence que vous choisissez a une solide expérience dans les domaines techniques critiques pour votre entreprise.
2. Capacités créatives : Dans le domaine de la communication, la créativité est tout aussi importante que l’expertise technique. Reprenez les portfolios des agences et évaluez leur capacité à concevoir les campagnes créatives et innovantes qui captiveront l’attention et engageront l’audience que vous ciblez.
3. Compétences en stratégie de communication : L’agence que vous choisirez devrait être capable de formuler des stratégies de communication efficaces qui correspondent à votre marque et à vos objectifs. Cela comprend la planification des campagnes, la définition des objectifs, l’identification du public cible…
4. Expérience dans votre secteur : Bien que ce ne soit pas une exigence, une agence ayant une expérience dans votre secteur peut apporter une perspective précieuse et une compréhension approfondie des défis spécifiques auxquels vous êtes confronté.
5. Réactivité et communication : La réactivité et la communication sont des aspects cruciaux de toute relation de travail. Assurez-vous que l’agence que vous choisissez est prompte à répondre et communique clairement. A ce stade, vous ne pouvez pas évaluer ce dernier critère mais soyez attentif à ce détail lorsque vous allez rentrer en contact avec chaque agence : Sont-ils réactifs ? Répondent-ils rapidement à vos demandes ? Sentez-vous que votre projet les intéressent et qu’ils veulent vous gagner en tant que client ? Sont-ils sur la même longueur d’onde que vous lorsque vous communiquez par téléphone ou en physique ?
Mettez une note sur 5 ⭐ pour chacun de ces critères à côté de chaque agence.
Étape 5 : Prendre contact par téléphone ou rencontrer l’équipe
Vient maintenant le moment de prendre contact directement avec chacune des agences de votre liste par téléphone ou en organisant une rencontre en personne avec l’équipe. A mon sens, une rencontre est indispensable avant de signer le contrat mais pour un premier contact le téléphone est suffisant pour déjà sentir la nature de la collaboration / relation que vous pouvez mettre en place.
A ce stade, je vous conseille de cibler maximum 3 agences : d’une part, cela vous permettra de ne pas être perdu face aux options possibles mais également par respect pour les agences qui vont travailler ensuite à votre stratégie.
Personnellement, si je sens que je suis en compétition avec 10 agences, que le prospect vient juste de me découvrir (donc que je suis sur un pied d’égalité avec mes concurrents) et qu’il me demande de produire une stratégie complète avant même de signer un contrat, j’ai plutôt tendance à dire au prospect « sans moi ».
En revanche, si on est deux, je vais me battre évidemment pour vous.
1. Communication téléphonique : Un appel téléphonique est souvent le premier point de contact entre vous et l’agence.
Pendant cet appel, posez des questions clés pour en savoir plus sur leur expérience, leurs capacités et leur approche. Comment répondent-ils à vos questions ? Sont-ils clairs et convaincants ? Une communication efficace est essentielle pour une collaboration réussie.
Ce que je déteste : lorsque le prospect se met en mode « négociateur » pour bien montrer qu’il est sérieux, qu’il a des attentes élevées et qu’il ne se laissera pas intimider pas mon expertise. De mon point de vue, cela vous décrédibilise. L’objectif de l’appel ou l’entretien commercial est certes de sceller un deal mais aussi que chacun comprenne les attentes et contraintes des uns et des autres.
2. Rencontrez l’équipe : Si possible, organisez une visite dans les locaux de l’agence pour rencontrer l’équipe.
Vous aurez ainsi une meilleure idée de leur culture d’entreprise et de leur dynamique d’équipe. Assurez-vous de rencontrer les personnes qui seront directement impliquées dans votre projet. Cette étape vous permettra d’évaluer si l’agence est le bon « fit » pour vous et votre entreprise.
3. Évaluez la transparence : Lors de votre entretien, remarquez si l’agence est transparente quant à ses processus, ses méthodologies et ses antécédents. Une agence qui est ouverte et honnête dans sa manière de travailler est souvent plus fiable et digne de confiance.
4. Sens du client : Le « feeling » est important. L’agence est-elle attentive à vos besoins, professionnelle et sympathique ?
Étape 6 : Comprendre l’approche stratégique de l’agence
A l’étape de la vente, tout est joli et rose : vous êtes heureux de passer un cap et votre agence d’avoir rentré un nouveau client. Mais pour éviter les tensions et blocages futurs (qui peuvent arriver), vous devez poser les bonnes questions pour comprendre :
1. Quelle est leur vision stratégique ? L’agence que vous choisissez doit avoir une vision stratégique claire qui correspond à vos objectifs d’entreprise. Cette vision devrait inclure une compréhension approfondie de votre marque, de votre public cible et de votre marché, ainsi que des idées novatrices pour atteindre vos objectifs de communication.
2. Quel est leur méthode et/ou processus de planification ? Comment l’agence planifie-t-elle et met-elle en œuvre ses campagnes de communication ? Recherchez une agence qui utilise une méthodologie de planification éprouvée pour assurer le succès des campagnes.
3. Comment comptent-ils mesurer les résultats (et évaluer leur action) ? Une bonne agence de communication sera axée sur les résultats et utilisera des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l’efficacité des campagnes. Assurez-vous de comprendre comment l’agence mesure et rapporte les résultats.
Généralement ces points seront naturellement abordés par l’agence elle-même mais n’hésitez pas à demander ces clarifications.
Étape 7 : Demander un devis
Une fois vos besoins exprimés, l’agence va revenir vers vous avec une proposition commerciale et un devis dont l’objectif est de détailler ce qui sera effectivement réalisé (et le prix de cette prestation).
1. Clarté sur le projet : Avant de demander un devis, assurez-vous d’avoir été précis sur ce que vous attendez de l’agence. Si vous avez demandé la création d’un nouveau site Internet, quel en sera le nombre de pages, aurez-vous besoin d’optimisation SEO ou de création de contenus ? Si vous avez demandé à gérer vos réseaux sociaux, quels types de posts seront créés par l’agence, combien de publications obtiendrez-vous chaque semaine, qui mettra en ligne les contenus réalisés ? Plus vous serez précis et plus l’agence pourra étoffer son devis.
2. Demandez un devis détaillé : Un devis devrait détailler le coût de chaque service, la durée du projet et les résultats attendus. Assurez-vous que le devis détaille également les frais supplémentaires possibles (outils, publicités, dépassements horaires) et qu’il ne contient pas de frais cachés.
3. Comparez les devis : Ne vous arrêtez pas au premier devis. Idéalement, vous devriez obtenir des devis de plusieurs agences pour pouvoir comparer. Cela vous donnera une idée du tarif du marché pour les services dont vous avez besoin.
Qualité vs Coût : Rappelez-vous que l’agence la moins chère n’est pas toujours la meilleure. Malheureusement, l’agence la plus chère n’est pas non plus gage de succès ! Le coût doit être équilibré avec la qualité des services offerts.
Négociez : Ne vous contentez pas du premier prix qui vous est donné. Il existe parfois une marge de négociation.
Cependant, n’oubliez pas que vous ne devriez jamais compromettre la qualité pour le coût. Si vous obtenez une réduction de prix sur une prestation, l’agence devra sans doute tailler dans le programme d’actions qu’elle a imaginé pour vous.
Étape 8 : Analyse de la proposition de l’agence
La première chose à vérifier lorsque vous recevrez l’ensemble des devis est de voir si l’agence a bien compris vos objectifs et les a intégrés dans sa proposition. Si vous ne sentez pas de cohérence entre les actions proposées et vos objectifs initiaux, revenez vers l’agence pour clarifier.
1. Stratégie proposée : La proposition doit inclure une stratégie claire et des actions pour atteindre vos objectifs. Assurez-vous que vous comprenez chaque aspect de la stratégie et que vous êtes en accord avec l’approche proposée.
2. Budget et délais : La proposition doit inclure un détail du budget ainsi que des délais pour la mise en œuvre de la stratégie. Assurez-vous que le budget est raisonnable et que les délais sont réalisables.
Combien coûte une agence de communication ? Le coût varie en fonction :
– Du type d’agence que vous sollicitez (spécialiste ou généraliste)
– De la taille de votre projet (temps-homme à engager)
– Du niveau d’expertise et de complexité
– De sa réputation et expérience
3. Mesures de succès : La proposition doit inclure des mesures de succès claires et quantifiables. Comment l’agence mesurera-t-elle le succès ou l’échec de la stratégie ? Quels sont les KPIs proposés ? Il est essentiel de définir cela à l’avance pour pouvoir évaluer l’efficacité de la campagne.
N’hésitez pas à demander des modifications si certains aspects de la proposition ne vous conviennent pas. Une bonne agence de communication sera ouverte à la discussion et à la modification de la proposition pour répondre à vos besoins si elle sent que vous ne la faites pas travailler pour rien.
Étape 9 : Négociation du contrat
La négociation du contrat est l’étape où vous aller discuter des détails, clarifier les termes et conditions et vous assurer que les conditions d’execution correspondent à vos attentes.
1. Compréhension du contrat : Avant de commencer les négociations, assurez-vous de comprendre tous les termes du contrat. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à les soulever. Un contrat de communication peut inclure des éléments tels que les délais de livraison, les tarifs, les conditions de paiement et les obligations respectives des parties.
2. Discussion des tarifs : Les tarifs de l’agence doivent être clairement indiqués dans le contrat. Si vous estimez que les tarifs proposés sont trop élevés, vous pouvez tenter de négocier une réduction. Assurez-vous de bien comprendre comment l’agence facture ses services, qu’il s’agisse d’un tarif horaire, d’un forfait ou d’un modèle basé sur la performance.
3. Définition des délais : Les délais sont un aspect essentiel du contrat. Vous devez vous assurer que l’agence peut livrer les résultats attendus dans les délais convenus. En cas de retard, le contrat doit stipuler les conséquences (par exemple des pénalités).
4. Clarification des obligations : Le contrat doit clairement définir les obligations de chaque partie. Qu’attendez-vous de l’agence ? Quelles sont les attentes de l’agence pour pouvoir correctement réaliser sa tâche ? Cette clarté peut aider à prévenir les malentendus et les conflits futurs.
Si vous n’êtes pas sûr de certaines clauses du contrat (surtout si le montant est élevé), il peut être judicieux de consulter un avocat spécialisé en droit des contrats ou droit des affaires. Un professionnel peut vous aider à comprendre les implications juridiques et à négocier les meilleurs termes possibles.
Étape 10 : Engagement et début de la collaboration
Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à signer le contrat et à commencer votre collaboration avec votre nouvelle agence de communication.
Cette étape finale ne doit pas être prise à la légère.
Voici quelques points à garder à l’esprit pour garantir un démarrage réussi de votre collaboration.
Signature du contrat : Après une négociation réussie, la première étape est de formaliser l’accord en signant le contrat. Assurez-vous que toutes les conditions négociées sont clairement mentionnées avant de le signer. C’est le moment de s’engager officiellement avec l’agence de communication.
Établir une communication claire : Une fois le contrat signé, il est crucial de mettre en place une communication efficace avec votre agence. Définissez qui seront vos points de contact principaux et à travers quels canaux (téléphone, meetings, vidéoconférence, email, outils de suivi de projets, Slack…) vous serez mis à jour de l’avancée de chaque action. Une bonne communication est la clé d’une collaboration réussie.
Planification du projet : Discutez du plan d’action avec l’agence. Cela doit inclure les délais clés, les livrables attendus et les indicateurs de performance clés (KPI). Veillez toujours à ce que l’agence ait une compréhension claire de vos attentes. Il ne s’agit pas d’être désagréable et de mettre la pression mais d’être carré.
Donner le coup d’envoi : C’est maintenant le moment de donner le feu vert à l’agence pour qu’elle commence à travailler sur votre projet. Il est recommandé d’organiser une réunion de lancement (en personne ou virtuelle) pour établir une connexion avec l’équipe et répondre à toutes les questions éventuelles.
Monitoring et ajustements : Une fois que le travail a commencé, il est essentiel de suivre régulièrement les progrès de l’agence. Il peut être nécessaire d’ajuster la stratégie ou l’approche en fonction des résultats obtenus. La flexibilité (la vôtre comme celle de l’agence) est un aspect majeur d’une collaboration réussie.
Voilà je vous ai tout dit. J’espère que ce guide vous aidera à franchir le Rubicon.