Comment écrire un email de prospection efficace ? Comment prospecter par email et convertir en prospects et clients de manière récurrente ? Laissez-moi deviner … Vous avez déjà envoyé des dizaines, voire des centaines de mails de prospection et vous avez eu très peu de retour. Vous vous demandez si l’email est une méthode de prospection rentable pour votre entreprise ? Bonne nouvelle : appliquer les bonnes pratiques que je vais vous présenter vous permettra d’augmenter vos taux de réponse. La mauvaise nouvelle (ou plutôt la réalité) : le succès n’est jamais garanti. Même les plus grosses entreprises se font rejeter fréquemment. Ce sont les règles du jeu. Mais que vous soyez une PME, une start-up ou encore un indépendant, que vous vendiez des prestations de services ou des produits, si vous travaillez correctement vos campagnes de prospection par email en amont, vous aurez des résultats. Voici donc la méthode en 5 étapes clé pour mettre en place les techniques éprouvées (et parfois contre-intuitives) pour des emails efficaces.
Note de Rudy : Cet article a été écrit par Naier Saidane du site L’Entrepreneur en Vous. Naier vous aide à trouver la motivation et les stratégies pour démarrer et développer votre propre aventure entrepreneuriale et vivre la vie dont vous avez toujours rêvé. Il s’agit de son 1er article sur Webmarketing Conseil et je suis ravi de l’accueillir. Si vous êtes expert en marketing, vous pouvez proposer vos articles en me contactant sur la page dédiée.
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Pourquoi prospecter par email (et pour qui) ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, intéressons-nous un moment à l‘intérêt d’utiliser la prospection par email.
D’une part, lorsque vous démarrez une stratégie sur Internet, votre contenu (les pages de votre site Internet, vos articles de blog, vos vidéos…) ne ramènent pas suffisamment de leads dans l’immédiat.
Mettre en place un système qui génère un flux constant de prospects nécessite du temps. Mais il faut bien travailler et assurer la rentabilité de son entreprise en attendant !
D’autre part, vous ne pouvez pas compter uniquement sur le bouche-à-oreille pour faire croître votre entreprise et attirer suffisamment de clients de manière prédictible (donc sans creux dans votre pipeline).
Pour commencer, vous pouvez bien entendu faire de la publicité Google ou Facebook …
Malheureusement, la publicité payant peut rapidement devenir un gouffre quand vous n’êtes pas initié et que vous n’avez pas mis en place des processus efficaces pour transformer ce trafic en revenus !
Par ailleurs, la publicité ne permet pas toujours d’obtenir de bonnes performances selon votre secteur et votre domaine d’activité.
Vous pouvez aussi tenter la prospection téléphonique.
Mais selon une étude publie par Topo sur la base de 130 interviews de directeurs commerciaux, il faut environ 18 appels en moyenne pour réussir à contacter un prospect par téléphone tandis que le taux de rappel est inférieur à 1%.
18 appels pour réussir à parler à un prospect !
Reste ensuite à le convaincre de vous écouter et éventuellement de vous voir…
D’autant que vous avez certainement déjà reçu un appel d’un commercial qui essaie de vous vendre un service ou un produit.
Quelle est la première question qui vous passe par l’esprit ?
« Comment je vais réussir à raccrocher ? »
N’est-ce pas …?
Il y a une troisième alternative que j’apprécie beaucoup : la prospection par email.
Pourquoi ?
Quelle application est constamment ouverte sur votre ordinateur et sur lequel vous (et vos potentiels clients) passez l’essentiel de votre temps en journée ?
Votre messagerie bien entendu.
Nous allons donc voir comment réussir à capter son attention en respectant un certain nombre d’étapes pour écrire un email de prospection qui convertisse de manière efficace.
1. Identifiez votre client cible
Pour identifier votre client idéal, il faut s’assurer que vous correspondez aux attentes de votre client cible en vous posant ces 3 questions :
– Etes-vous la meilleure personne pour aider ce client ?
– Avez-vous déjà participé à des projets similaires ?
– Envisagez-vous de travailler pour ce client uniquement pour l’argent ou parce cela vous apporte un plus ?
Naier, c’est super tout ça, mais comment je fais concrètement ?
a. Identifiez vos points forts
Pour cela, 4 exercices importants à appliquer.
1. Listez d’abord vos domaines d’expertises et de compétences.
2. Identifiez ensuite les clients à qui vous avez apporté le plus de valeur.
2. Listez les résultats obtenus par vos clients grâce à vos services / produits.
4. Demandez enfin à vos anciens clients leur avis et leur retour sur votre service / produit.
Préférez l’email à un retour en direct.
Cela laisse à votre interlocuteur le temps de réfléchir et de librement s’exprimer.
De plus, sa réponse pourra être un excellent témoignage qui vous aidera à convaincre des futurs clients.
Voilà un exemple d’email que vous pouvez utiliser pour contacter un ancien client.
Objet : Avez-vous 5 min pour me faire un retour ?
Message : Bonjour [Prénom],
J’espère que vous êtes pleinement satisfait de mon service/produit sur [description de la prestation réalisé ou du produit].
Dans une démarche d’amélioration continue, pouvez-vous me faire un retour et une évaluation ?
L’idée serait d’identifier les points où nous avons apporté le plus de valeur ainsi que nos axes d’amélioration.
Cela nous permettra d’enrichir notre offre et éventuellement de communiquer votre témoignage auprès de futurs prospects (sans citer votre entreprise si vous ne le souhaitez pas bien entendu).
Merci. [Votre nom]
À ce stade, vous devriez avoir une trame qui commence à apparaître à mesure que certains éléments reviendront régulièrement à travers les retours clients et vos recherches :
– 1 ou 2 expertises ou compétences pour lesquelles vous excellez
– Des résultats spécifiques atteints par vos clients
– Mais aussi un profil de clients particulier auprès de qui vous obtenez des résultats et/ou de la satisfaction
Et voilà :) Vous avez vos points forts.
b. Ecrivez votre mission
Votre mission définit clairement quel type de clients vous pouvez aider et ce que vous faites exactement pour lui.
En trouvant vos points forts, vous avez fait la moitié du chemin.
Définissez clairement votre mission sous la forme suivante :
Mon entreprise aide les [type de client auprès de qui vous obtenez le plus de résultats]
A [résultat spécifique que vous leur permettez d’obtenir]
Grâce à [expertise / compétences / méthode / technologie…]
Exemples :
– J’aide les agences web à générer des prospects grâce à un logiciel spécifiquement développé pour les prestataires.
– J’aide les start-ups à attirer plus d’inscrits pour leurs applications et logiciels grâce à des stratégies de publicité sur Facebook.
Vous pouvez désormais focaliser vos recherches de prospects sur les profils qui semblent correspondre aux clients auprès de qui j’obtiens les meilleurs résultats et qui rencontrent les problèmes que je sais le mieux résoudre.
c. Trouvez une source de prospects
Cette étape va vous demander un peu de créativité et de recherche.
Pour cela rien de mieux que de prendre des exemples concrets. Cela ne couvrira pas tous les champs du possible mais à minima vous donnera des pistes de recherche.
Exemple mission 1 : Frédéric aide les agences web à générer des prospects grâce à un logiciel spécifiquement développé pour les prestataires.
Mettons-nous dans la peau de Frédéric : Frédéric sait qu’il va chercher des agences web qui souhaitent avoir plus de visibilité et surtout des prises de contact pour des projets.
Pour cela, il va essayer de trouver un ou plusieurs annuaires d’agences de communication ou d’agences Internet.
Il effectue une recherche Google : « agence de communication Paris » par exemple et tombe sur cet annuaire parmi les résultats suivants :
Bingo ! Voici une source prometteuse avec plusieurs milliers d’agences inscrites.
1. Grâce à cet annuaire, il va établir une liste d’agences qu’il peut contacter.
2. Pour le moment, l’objectif va consister simplement à récupérer le nom de l’agence et ses profils sociaux
3. Qu’il va pouvoir intégrer dans son CRM ou dans un simple fichier Excel
Exemple mission 2 : Alexandre aide les start-ups à attirer plus d’inscrits pour leurs applications et logiciels grâce à des stratégies de publicité sur Facebook.
Mettons-nous maintenant dans la peau d’Alexandre : Pour avoir une liste des start-ups qui font déjà de la publicité Facebook, une stratégie intéressante pourrait consister à récupérer la liste des sites Internet qui ont installé le Pixel Facebook sur leur site (ce qui est un signal fort qu’ils utilisent effectivement la publicité).
Pour cela, il va pouvoir utiliser un service tel que BuiltWith pour télécharger une liste de 12000 sociétés qui ont effectivement un Pixel Facebook (donc qui font de la publicité Facebook).
Alexandre peut maintenant croiser la liste de sites obtenue avec par exemple les startups basées en France listées sur Crunchbase.
Génial, n’est-ce pas ?
Le maître mot est donc créativité pour trouver des listes fiables de prospects que l’on va pouvoir travailler qualitativement.
2. Cherchez le décideur
Quand vous cherchez de nouveaux prospects, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un temps précieux à convaincre un assistant ou un non-décideur.
Vous devez contacter directement le décideur qui peut valider votre offre.
Dans la plupart des cas, vous devez cibler les responsables avec rang de manager, de directeur ou de CEO.
Cela dépendra de la taille de la structure que vous ciblez mais aussi de votre domaine d’expertise :
– Si vous êtes un développeur, votre décideur est probablement le directeur technique.
– Si vous commercialisez un tableau de bord de suivi des ventes, votre décideur est probablement le directeur commercial.
Quoi qu’il en soit, l’important est que vous vous connectiez directement avec la bonne personne.
1. Rendez-vous sur LinkedIn.
2. Dans la barre de recherche, saisissez le titre du poste de votre cible (et ses variations)
3. Affichez les résultats pour les personnes ayant ce titre ou cette compétence.
4. Filtrez ces résultats uniquement pour des personnes occupant l’emploi ou la compétence dans l’entreprise que vous ciblez.
Vous vous rappelez d’Alexandre ? Il cherche (toujours) des startups pour vendre ses services en publicité Facebook.
– Pour sa prestation de gestions de campagnes Facebook, il cible les responsables marketing.
– Dans LinkedIn, il peut donc rechercher : Responsable Marketing / Chief Marketing Officer / CMO / Marketing Manager.
– Alexandre a repéré la startup Ouicar comme étant un bon candidat.
Alexandre dispose désormais du nom du contact au sein de l’entreprise qu’il a ciblé.
3. Trouvez son adresse email
Maintenant que vous avez le nom du décideur, il est temps de trouver son adresse email professionnelle.
Solution 1 : L’extension Chrome
A partir du profil LinkedIn de votre contact, vous pouvez utiliser l’extension Chrome ContactOut laquelle permet la plupart du temps de trouver l’adresse email professionnelle de votre contact.
J’ai ainsi réussi à trouver l’adresse email d’un « Chief Marketing Digital Officer » d’un grand acteur du e-commerce en France en moins de 5 secondes.
Attention : parfois il s’agit de l’adresse personnelle du dirigeant.
Solution 2 : Un outil en ligne
Cela n’a pas marché ? Entrez le nom et le site web de votre contact dans Norbert, il essaiera de trouver son adresse mail.
Solution 3 : Hunter
Toujours pas ? Voilà un 3ème outil sous forme d’extension chrome : Hunter
1. Rendez-vous sur le site de l’entreprise en question.
2. Cliquez sur l’icône de votre extension Chrome.
3. Entrez le Nom de votre contact
4. Et Hunter vous affichera son email !
Solution 4 : A la main
Je sens que cela commence à vous agacer de ne pas trouver ce mail.
Voici une dernière méthode.
La plupart des emails suivent un modèle bien précis. Si vous connaissez le prénom, le nom et le domaine de votre cible, vous pouvez deviner l’adresse électronique d’une personne.
Il suffit d’essayer toutes les permutations possibles jusqu’à trouver votre bonheur !
Pour les permutations, nous allons utiliser un petit outil fort pratique : Email Permutator+
1. Entrez le prénom, le nom et le domaine de votre contact.
2. Cliquez sur « Permutate! » et l’outil génère une trentaine de combinaisons possibles.
3. Installez une extension Chrome qui s’intitule Fullcontact
4. Collez votre liste d’emails générée avec Email Permutator dans un nouvel email
5. Passez la souris sur chacune des adresses emails jusqu’à ce qu’il y en ait une où les données du contact s’affichent
Ouf ! Je vous accorde que les étapes 2 et 3 prennent un peu de temps.
Il y a des outils qui permettent d’automatiser cette recherche mais la qualité des données ne sera pas aussi bonne qu’en manuel.
L’idéal consiste donc à systématiser votre processus et de préparer à l’avance vos listes pour ensuite vous consacrer à vos envois d’emails en disposant de fichiers propres.
Rien ne vous empêche également de vous faire aider dans cette tâche notamment par un assistant virtuel qui pourra effectuer ces recherches chronophages à votre place :
1. Faites les premières recherches vous-même,
2. Faites une vidéo qui détaille, étape par étape, les manipulations à réaliser pour obtenir les informations :Entreprise, Prénom, Nom, Fonction, Compte Twitter, Compte linkedIn
3. Postez une annonce sur Upwork par exemple pour trouver un assistant virtuel qui fera la recherche pour vous.
4. Définissez votre stratégie et envoyez votre mail de prospection
L’objectif premier d’un mail de prospection est d’obtenir une réponse de votre interlocuteur puis (et surtout) un premier rendez-vous de découverte de votre prospect.
Suite à votre premier rendez-vous, vous pourrez ensuite, faire une proposition et conclure la vente.
Pour obtenir ce premier rendez-vous, vous allez suivre une stratégie d’envoi et de relance.
Voilà une bonne base de départ à adapter selon votre marché et surtout selon vos tests d’optimisation :
– J : Envoi du 1er mail de prospection
– J+7 : Première Relance
– J+17 : Deuxième relance
– J+30 : Envoi d’un mail de prospection vers un autre contact dans l’entreprise
– J+37 : Première Relance du deuxième contact
– J+47 : Deuxième Relance du deuxième contact
Il n’y a pas un nombre de relances magique, vous devrez vous adapter selon la situation.
Vous pouvez également tenter une approche omnicanal en faisant suivre votre mail par un appel téléphonique.
Pour rester organisé, utilisez un outil tel que Mailshake qui permet l’envoi des mails de prospection ainsi que des mails de relance.
Maintenant venant au fait, le contenu du mail.
Pour réussir un mail de prospection qui convertit, il faut avant tout investir un peu de votre temps pour personnaliser votre email et offrir de la valeur à votre prospect avant de demander quoi que ce soit en retour.
Quelques statistiques pour confirmer cela :
– Les emails personnalisés améliorent les taux de clics de 14% et les taux de conversion de 10% selon Aberdeen
– Les emails avec un objet personnalisé ont 26% plus de chance d’être ouverts selon Campaign Monitor
Mmmm, Naier, Difficile de l’appliquer dans mon cas ?
Si si, Je vous assure que c’est possible. Prenez un peu de temps pour étudier la question. Apporter de la valeur peut être fait de différentes manières :
Exemple 1 : Mentionnez votre cible
Si vous avez un blog en relation avec votre domaine d’activité, mentionnez votre contact (ou son entreprise) dans un article qui s’y prête. Voilà un modèle de mail prospection que vous pouvez utiliser dans ce cas :
Objet : Avez-vous remarqué qu’on vous a mentionné ?
Message : Bonjour [Prénom],
Je suis un grand fan de ce que vous avez fait avec [Nom de l’entreprise] au cours des deux dernières années.
Je voulais juste voir si vous avez remarqué que je vous ai mentionné dans mon article ici [Lien].
Je vous laisse le découvrir mais je pense que vous allez aimer 😊.
Pouvez-vous y jeter un coup d’œil et me confirmer que j’ai mentionné le bon lien et détails vous concernant ?
[Votre nom]
Pas d’auto-promotion ni de proposition de service.
À ce stade, vous devez être patient. Votre but est de fournir de la valeur et de montrer votre valeur.
En faisant cela, vous allez gagner sa confiance et attirer son attention.
Cela prendra certainement des semaines avant que ce prospect se transforme en client, et, parfois, il ne le fera jamais, d’ailleurs.
Rares sont ceux qui ont la patience de mettre en œuvre cette stratégie qui n’est pas centrée sur la réalisation d’un gain rapide. Ayez une longueur d’avance !
Exemple 2 : Citez un référent
Vous utilisez le pouvoir d’une connaissance mutuelle pour lui faire ouvrir votre mail.
Comparée au premier exemple :
– Cette stratégie d’introduction convertit beaucoup plus rapidement
– Elle va droit au but
– Ne nécessite pas une préparation telle que celle d’un article de blog.
Voici un exemple de mail prospection B2B que vous pouvez utiliser dans ce cas :
Objet : [Référent] m’a incité à vous écrire
Message :
Bonjour [Prénom],
J’ai rencontré récemment [Référent] à l’occasion d’une réunion sur le [Sujet de la réunion avec le référent]. [Il / Elle] pense qu’il serait judicieux que l’on se voit.
Je travaille actuellement avec des entreprises dans votre secteur telles que [Liste de clients satisfaits] pour améliorer [Problème spécifique] en [Ce que vous faites concrètement].
Est-ce un souci auquel vous êtes également confronté chez [Nom de l’entreprise] ?
Si c’est le cas, quand seriez-vous disponible pour un appel téléphonique rapide afin de voir si je peux vous être utile ?
[Votre nom]
Pas d’auto-promotion à outrance. Juste assez pour installer la confiance et montrer que vous êtes pertinent.
L’objectif de ce mail est d’inciter le décideur à travailler avec vous.
Exemple 3 : Montrez quelque chose de nouveau et de précieux
Aidez votre interlocuteur à améliorer son service ou son produit. Voici un modèle :
Objet : Comment s’est déroulé [Nom d’un événement] ?
Message :
Bonjour [Prénom],
J’espère que vous avez aimé [Nom d’un événement]. Avez-vous eu l’occasion d’assister au/à [Partie spécifique de l’événement] ? Je me suis arrêté à votre stand / écouté votre intervention. J’ai remarqué [Problème spécifique à leur produit ou service]. Je pense qu’il serait judicieux de [Solution préconisée]. Cela vous permettrait d’acquérir un avantage par rapport à vos concurrents.Je me présente. Je suis [Votre prénom] et je travaille chez [Votre entreprise]. J’aide des entreprises telles que [Liste de clients satisfaits] à obtenir [Avantage de votre service/produit] en [Ce que vous faites concrètement].
Seriez-vous disponible pour un appel téléphonique rapide afin de discuter de la façon dont vous gérez ces problématiques ?
[Votre nom]
Votre connaissance de sa présence à cet événement le rendra curieux d’ouvrir votre mail.
D’autre part, en mentionnant un problème spécifique avec une solution appropriée, vous apportez de la valeur et vous gagnez en crédibilité.
N’oubliez pas l’email de relance
Il y a une réalité que vous devez prendre en considération : on est tous très occupés !
Votre prospect aussi.
Ceci dit, il faut trouver le bon rythme pour éviter d’irriter votre interlocuteur !
Relancez votre prospect avec un premier mail très court en proposant un appel téléphonique de quelques minutes pour en discuter.
Message : 1ère relance
Bonjour [Prénom],
Juste une relance rapide au cas où vous auriez manqué mon 1er mail.
Seriez-vous disponible pour en discuter quelques minutes de vive voix cette semaine ?
[Votre nom]
Quelques jours plus tard, vous pouvez relancer une deuxième fois en demandant un contact plus approprié au sein de l’entreprise.
Message : 2e relance
Bonjour [Prénom],
Vous êtes certainement à court de temps en ce moment, pas de soucis.
Quelle personne dans votre équipe vous semble la plus appropriée pour discuter de [Ce que vous faites concrètement] ?
[Votre nom]
Piquez ces modèles d’email pour booster vos ventes !
Si vous souhaitez améliorer vos campagnes de prospection, vous devez apprendre à offrir de la valeur à vos futurs clients.
Plus vous donnerez et plus ils seront disposés à vous payer.
Vous pouvez vous inspirer de ces modèles de mails et les utiliser dans vos propres envois de prospection BtoB ou BtoC.
Mais gardez en tête que vous devrez vous adapter et agir différemment selon la situation.
Une fois le rendez-vous décroché, voici 2 guides à consulter :
1. Le premier pour apprendre à mener un entretien commercial
2. Le second pour convaincre lors d’un rendez-vous client
Et vous, quand commencez-vous quand votre prochaine campagne de prospection qui convertit ?
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Préparer votre entreprise à la croissance pour générer des prospects et des clients est un volet majeur du programme "Trafic & Clients".